Согласно п. 1 ст. 940 ГК договор страхования должен заключаться в письменной форме, несоблюдение которой влечет его недействительность, за исключением договора обязательного государственного страхования (ст. 969 ГК). Несоблюдение письменной формы договора страхования влечет его недействительность с момента заключения, и такой договор не порождает прав и обязанностей: каждая из сторон обязана возвратить другой стороне все полученное по такой сделке (ст. 167 ГК).
Договор страхования может быть заключен путем составления одного документа либо вручения страховщиком страхователю на основании его письменного или устного заявления страхового полиса (свидетельства, сертификата, квитанции), подписанного страховщиком. Если заявление страхователя было письменным, налицо заключение договора путем обмена документами. При устном заявлении согласие страхователя заключить договор на предложенных страховщиком условиях подтверждается принятием от страховщика страхового полиса (свидетельства, сертификата и др.). Наличие у страхователя соответствующих документов подтверждает факт заключения договора страхования.
При заключении договора страховщик вправе применять разработанные им или объединением страховщиков стандартные формы договора (страхового полиса) по отдельным видам страхования (п. 3 ст. 940 ГК). Такие договоры чаще всего отражают условия правил страхования, на основании которых страховщики вправе заключать страховые договоры в соответствии с выданной лицензией. В рамках таких стандартных форм происходит своего рода типизация условий договора, и заключить такой договор можно только присоединившись к нему. Следовательно договор страхования становится разновидностью договора присоединения (ст. 428 ГК).
Таким образом страховой полис (свидетельство, сертификат, квитанция) — выдаваемый страховщиком документ, подтверждающий факт заключения договора страхования. К реквизитам полиса относятся: наименование документа — «страховой полис»; наименование, юридический адрес и банковские реквизиты страховщика; фамилия, имя, отчество или наименование страхователя и его адрес; данные о застрахованном лице (выгодоприобретателе), если они есть; указание объекта страхования (страхового интереса); размер страховой суммы; указание страхового риска; размер страховой премии (взноса), а также сроки и порядок их внесения; срок действия договора страхования и некоторые др.
По своей правовой природе подписанный страховщиком и врученный страхователю полис является предложением заключить договор страхования. Только в случае принятия полиса (акцепта) страхователем договор считается заключенным на условиях, указанных в полисе.
Страховой полис не является ценной бумагой и сам по себе, без наличия других юридических фактов не предоставляет его владельцу права требовать того, что в нем написано даже в тех случаях, когда он составлен на предъявителя. Основная его функция заключается в том, что он доказывает факт заключения договора страхования.
При систематическом страховании разных партий однородного имущества (товаров, грузов и т.п.) на сходных условиях в течение определенного срока соглашением страхователя со страховщиком может быть предусмотрено осуществление страхования на основе одного договора — генерального полиса (ст. 941 ГК). В этом случае страхователь обязан в отношении каждой партии имущества, подпадающей под действие генерального полиса, сообщать страховщику обусловленные таким полисом сведения в предусмотренный им срок, а если он не предусмотрен, немедленно по их получении. Страхователь не освобождается от этой обязанности, даже если к моменту получения таких сведений возможность убытков, подлежащих возмещению страховщиком, уже миновала. Однако следует учитывать, что согласно п. 3 ст. 941 ГК по требованию страхователя страховщик обязан выдавать страховые полисы по отдельным партиям имущества, подпадающим под действие генерального полиса.
Генеральные полисы должны содержать все существенные условия договора, условия расчетов между сторонами и перечень сведений, которые страхователь должен сообщать по каждой партии имущества. В случае несоответствия содержания страхового полиса генеральному полису предпочтение отдается страховому полису.
Следует учитывать п. 3 ст. 930 ГК, согласно которому допускается заключение договора в пользу выгодоприобретателя без указания наименования или имени последнего с выдачей страхователю страхового полиса на предъявителя (страхование за счет кого следует). Полис на предъявителя может выдаваться при страховании имущества. Выдача такого полиса не означает, что страховое возмещение может быть выплачено любому лицу — держателю полиса, в том числе не имеющему интереса в отношении застрахованного имущества. Полис на предъявителя позволяет лишь в упрощенном порядке передать права по договору страхования имущества при условии, что его новый владелец заинтересован в сохранении застрахованной вещи. Такой вид полиса часто применяется при морских перевозках.